Grensoverschrijdend werken en btw

Auteur: Frank Resseler, werkzaam als internationaal btw-adviseur, sinds 2011 bij BTW-INSTITUUT/VAT Institute te Dordrecht. Ook is hij verantwoordelijk voor de btw-adviespraktijk van Limes Internationaal te Valkenburg Z-H (frankr@limes-int.com). Bij grensoverschrijdend werken wordt niet direct gedacht aan de heffing van btw. Toch kunnen er zich specifieke btw-onderwerpen voordoen zodra personeel van een Nederlandse onderneming activiteiten in het buitenland gaat verrichten. In dit artikel behandelen we een aantal praktijkvoorbeelden. Als uitgangspunt nemen we een Nederlandse ondernemer die niet te maken heeft met vrijgestelde prestaties (en daarom volledig aftrek van voorbelasting heeft). Btw-voorbeelden Installatieleveringen in het buitenland Als een Nederlandse onderneming goederen verkoopt aan andere ondernemers en de verkochte goederen vanuit Nederland verzendt naar een bestemming buiten Nederland, wordt vaak alleen gedacht aan de toepassing van het btw-nultarief. Dat is mogelijk als het vervoer van de goederen naar de bestemming aan de hand van bijvoorbeeld douane- en/of transportbescheiden kan worden aangetoond. Blijven de goederen binnen de EU, dan dient de koper ook een geldig btw-identificatienummer te verstrekken om het nultarief te kunnen toepassen. Normaliter heeft de verkoper door de toepassing van het nultarief in het land van bestemming geen verdere btw-verplichtingen. Dat kan echter anders worden zodra de verkochte goederen in het land van bestemming moeten worden ge&iuml;nstalleerd of gemonteerd en er daartoe eigen personeel wordt ingezet. Het personeel verblijft daarbij gedurende een of meer dagen in het land van installatie. Door het feit dat de transactie niet alleen de verkoop van goederen betreft, maar ook een dienstverleningscomponent kent, maakt dat de btw-heffing anders kan verlopen. Een dergelijke installatie- of montagelevering is dan niet meer een transactie waarop het btw-nultarief van toepassing is, maar is dat een levering die onder heffing in het land van installatie/montage valt. Dat betekent dat de Nederlandse verkoper afhankelijk is van de lokale regelgeving hoe de btw-heffing verloopt. In veel EU-lidstaten is sprake van een verleggingsregeling: de btw over de installatielevering is dan verlegd naar de koper. De Nederlandse verkoper hoeft dan nog steeds geen btw in rekening te brengen en zich ook niet voor de heffing van btw in dat land te registreren. Dat is echter anders als de koper niet in het land van bestemming is gevestigd, dan is er veelal geen verleggingsregeling: er moet lokale btw in rekening worden gebracht en via een lokale registratie worden afgedragen. Een dergelijke registratie is veelal pas na een paar maanden gerealiseerd. Voorbeeld 1: Een Nederlandse ondernemer verkoopt een sorteermachine aan een Belgische ondernemer. De machine wordt met eigen personeel in de bedrijfshal van de Belgische koper opgebouwd. De installatielevering is belastbaar in Belgi&euml;, maar er geldt in Belgi&euml; een verleggingsregeling. Zou de koper een Luxemburgs bedrijf zijn en de machine in Luxemburg wordt opgebouwd, dan dient de Nederlandse ondernemer 17% Luxemburgse btw in rekening te brengen en af te dragen. In dat geval is een btw-registratie in Luxemburg verplicht. Als de Luxemburgse koper in Belgi&euml; beschikt over een eigen bedrijfshal en de machine in Belgi&euml; wordt opgebouwd, dan is de Nederlandse ondernemer 21% Belgische btw verschuldigd. De Belgische btw is echter weer verlegd als de Luxemburgse koper beschikt over een Belgisch btw-nummer &eacute;n een fiscaal vertegenwoordiger heeft aangesteld. Als het personeel gedurende aan aantal maanden aanwezig is dan neemt de lokale fiscus mogelijk het standpunt in dat sprake is van en vaste inrichting voor de btw. Ook dan is er (in de meeste gevallen) lokale btw verschuldigd, ook als de opdrachtgever een lokale onderneming is. Het is derhalve van belang om, zodra personeel in een ander land installatie- en/of montagewerkzaamheden gaat verrichten, te beseffen dat er dan andere btw-regels van toepassing zijn. In onze adviespraktijk zien wij nog wel eens dat een en ander niet wordt gerealiseerd en ten onrechte een factuur met de toepassing van het nultarief wordt uitgereikt. Lokale kosten: btw-aftrek Zodra personeel namens de Nederlandse ondernemer in het buitenland actief is, dan zijn er veelal ook kosten van verblijf. Denk hierbij aan hotel- en restaurantkosten, de huur van vervoermiddelen e.d. Ook kan personeel lokaal materiaal en gereedschap aankopen ten behoeve van een ter plaatse verrichte dienst. In beginsel heeft de Nederlandse ondernemer recht op teruggaaf van btw. Als een lokale registratie aan de orde is kan via een lokale btw-aangifte teruggaaf worden geclaimd. Is er geen lokale registratieplicht, dan kan in de EU betaalde btw in Nederland op digitale wijze worden teruggevraagd. Voor landen buiten de EU geldt een afzonderlijke digitale dan wel schriftelijke procedure. Voorbeeld: De Nederlandse ondernemer uit voorbeeld 1 verkoopt de sorteermachine aan de Belgische koper, waarbij de Belgische btw verlegd is. Er is dan geen Belgische registratie nodig en btw ter zake van verblijf kan in Nederland worden teruggevraagd. Wordt de sorteermachine verkocht aan de Luxemburgse koper maar in Belgi&euml; opgebouwd, dan is w&eacute;l een Belgische registratie nodig en kan de btw ter zake van het verblijf direct in de aangifte op de af te dragen btw in mindering worden gebracht. Echter, vraag niet zomaar btw terug. Veel landen kennen specifieke aftrekbeperkingen en het onjuist terugvragen van btw kan soms zelfs worden beboet! De aftrekbeperkingen verschillen per land en hebben met name betrekking op kosten welke zowel een zakelijk als priv&eacute;-element bevatten. Voorbeeld: In Belgi&euml; is de btw op hotelovernachtingen en restaurantkosten aftrekbaar als het gaat om personeel dat in Belgi&euml; een dienstverrichting uitvoert, zoals bijvoorbeeld bij het opbouwen van de sorteermachine. Voor zover de kosten betrekking hebben op de eigenaar van de Nederlandse onderneming, is de btw op deze kosten niet aftrekbaar. Voor zover aftrek wel volledig mogelijk is, dan dienen alle facturen en bonnen (voor zover mogelijk) op naam van de Nederlandse ondernemer te worden uitgereikt. Het personeel ter plaatse heeft daarbij wel een rol, zij zijn degene die dat ter plekke moeten vragen. Tot slot geldt dat het de voorkeur heeft om de kosten zoveel als mogelijk te betalen met een betaalmiddel van de Nederlandse onderneming, om zo de zakelijke connectie te kunnen aantonen. Als een personeelslid van een Nederlandse aannemer bijvoorbeeld een boormachine ter plaatse koopt ten behoeve van de werkzaamheden aldaar, dan is door de lokale fiscus niet uit te sluiten dat de boormachine ook voor priv&eacute;doeleinden zal worden gebruikt, zeker als wordt betaald met een priv&eacute; betaalmiddel. Werkzaamheden onroerend goed Werkzaamheden ten aanzien van onroerend goed (bouw, verbouw, onderhoud, reparatie e.d.) zijn voor de heffing van btw altijd belast daar waar de onroerende zaak is gelegen. Zodra personeel van de Nederlandse onderneming in het buitenland actief is, dan gelden direct de lokale regels. Per land dient de lokale wetgeving te worden geraadpleegd om te beoordelen of de btw verlegd is dan wel dat er lokale btw in rekening moet worden gebracht. Ook moeten de lokale factuurvereisten in acht worden genomen. Voorbeeld: Een Nederlandse aannemer gaat een winkel in een Duits winkelcentrum verbouwen. Een deel wordt daarbij door eigen personeel uitgevoerd. Als de opdrachtgever een Duitse winkelier is, dan is de Duitse btw verlegd. Die verlegging geldt ook als de winkeleigenaar in een ander land is gevestigd (mits deze beschikt over een Duits btw-nummer). In beide gevallen is een Duitse registratie niet nodig. Zodra een deel van werkzaamheden wordt uitbesteed aan een onderaannemer, dan geldt in een aantal EU-lidstaten &oacute;&oacute;k een verleggingsgregeling. Voorbeeld: De Nederlandse aannemer besteedt ook een deel van de werkzaamheden in de Duitse winkel uit aan een Duitse onderaannemer. De Nederlandse aannemer moet in Duitsland alsnog een Duits btw-nummer aanvragen om de verlegde (en direct aftrekbare) Duitse btw aan te geven. De verlegging van btw ter zake van de eigen factuur blijft gewoon in stand. Let op: in sommige EU-lidstaten vervalt de verleggingsregeling op de eigen factuur als men zich ter zake van de inschakeling van een onderaannemer moet registreren. Brexit Ook de Brexit zorgt voor een aantal extra uitdagingen bij grensoverschrijdend werken. Bij installatieleveringen moeten de te installeren goederen eerst worden ingevoerd. Omdat de goederen nog eigendom zijn van de Nederlandse verkoper, dient er in het Verenigd Koninkrijk een Engels btw-nummer en EORI-nummer aan te worden gevraagd. Het effect is vervolgens dat over de hele verkooptransactie 20% Engelse VAT aan de koper in rekening moet worden gebracht. Voorbeeld: Als de in het Verenigd Koninkrijk te installeren goederen worden gefactureerd dan zijn er twee btw-regimes van toepassing! Vanuit Nederlandse optiek is sprake van een export waarvoor het nultarief van toepassing is; maar tegelijk moet ook 20% Engelse VAT worden gefactureerd. Dat vergt aanpassing van de administratie c.q. administratieve software. Let op: de te factureren bedragen moeten ook in Engelse ponden worden vermeld, anders heeft de koper geen recht op aftrek van de gefactureerde Engelse btw. Zodra personeel naar het Verenigd Koninkrijk afreist met materiaal en gereedschap geldt hetzelfde. Als het materiaal en/of gereedschap niet in de EU zijn geproduceerd, dan kunnen niet-terugvorderbare invoerrechten verschuldigd zijn. Met een beroep op een specifieke douaneregeling kan heffing daarvan worden voorkomen, voor zover het materiaal en gereedschap na de installatiewerkzaamheden weer het Verenigd Koninkrijk verlaten. De Nederlandse ondernemer zal in elk geval via een Engelse douaneagent de (on)mogelijkheden moeten bespreken, voordat men richting het Verenigd Koninkrijk vertrekt. Conclusie Zodra personeel in het kader van bedrijfsactiviteiten in het buitenland actief is, zijn daar in veel gevallen ook btw-aspecten aan verbonden. Zoals uit dit artikel blijkt kunnen Nederlandse ondernemers te maken krijgen met buitenlandse btw-heffing en buitenlandse btw-registraties. Daarbij is van belang om dit vast te stellen voordat de werkzaamheden ter plaatse gaan plaatsvinden. We zien nog te vaak dat er eerst via de Nederlandse Belastingdienst buitenlandse btw wordt teruggevraagd, waarna de lokale belastingdienst concludeert dat er een lokale btw- en/of aangifteplicht is (met boetes tot gevolg). Kortom, neem van tevoren contact op met een internationale btw-adviseur.